Wraz z wprowadzeniem rozwiązań obejmujących pakiet pomocowy dla przedsiębiorców w ramach „Tarczy” przygotowano także nowelizację Kodeksu spółek handlowych (KSH). „Zdalne” funkcjonowanie organów spółek kapitałowych oraz umożliwienie im podejmowania decyzji o charakterze korporacyjnym drogą elektroniczną wychodzi naprzeciw realiom postępu technologicznego, a także zminimalizuje utrudnienia obowiązujące w trakcie stanu epidemii.
opracowała: adw. Magdalena Niegierowicz
Zarząd
Nowe przepisy KSH przewidują udział w posiedzeniach zarządów spółek kapitałowych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość. Ponadto, możliwe będzie podejmowanie uchwał:
- w trybie pisemnym;
- przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość;
- poprzez oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu.
| UWAGA:
Wskazane wyżej uprawnienia będą obowiązywały bez konieczności wprowadzania ich do umów lub statutów spółek. Jednak, jeżeli umowa lub statut spółki zawierają postanowienia zakazujące takiego trybu procedowania, wówczas nie będzie możliwości skorzystania ze „zdalnych” udogodnień. |
Rada nadzorcza
Nowelizacja wprowadziła także usprawnienia w funkcjonowaniu rad nadzorczych spółek kapitałowych. Obecnie, niezależnie od tego, czy statut lub umowa spółki przewidują taką możliwość, rada nadzorcza ma uprawnienia do:
- uczestniczenia w posiedzeniach rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość;
- podejmowania uchwał oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, z tym zastrzeżeniem, że tego rodzaju głosowanie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej;
- podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, przy czym uchwała będzie ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały; umowa lub statut spółki będą mogły przewidywać w tym zakresie surowsze wymagania.
| UWAGA:
Powyższe uprawnienia będą obowiązywały z mocy prawa wówczas, gdy umowa lub statut spółki nie zawierają postanowień zakazujących takiego trybu procedowania. Jeżeli jednak umowa lub statut spółki zawierają postanowienia zakazujące takiego trybu procedowania, wówczas nie będzie możliwości skorzystania ze „zdalnych” udogodnień. |
Ponadto, usunięte zostały ograniczenia co do kategorii spraw rozstrzyganych przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, oddawania głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka organu oraz w trybie pisemnym. W „szczególnym” trybie będą mogły być rozstrzygane obecnie wszystkie sprawy personalne, w tym powołanie, odwołanie i zawieszanie członków zarządów.
Zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie
Zmieniono również przepisy odnoszące się do zdalnego odbywania zgromadzeń wspólników oraz walnych zgromadzeń. Obecnie, jeżeli umowa lub statut nie zakazują takiego trybu procedowania, możliwe będzie przeprowadzenie zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nawet wówczas, gdy umowa lub statut spółki nie przewidują takiej możliwości. W poprzednim stanie prawnym było to możliwe jedynie wówczas, gdy umowa lub statut spółki na to dozwalały. Co należy jednak zapamiętać – to zwołujący zgromadzenie posiada wyłączne prawo decydowania o możliwości zdalnego uczestnictwa w nim.
Niemniej, zgromadzenia właścicielskie to nie tylko podejmowanie uchwał. W trakcie corocznego zebrania wspólnicy lub akcjonariusze mają m.in. prawo zadawać pytania zarządowi, zabierać głos czy składać własne projekty uchwał. W celu realizacji praw korporacyjnych udział w „zdalnym” zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu musi obejmować w szczególności:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad, i
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia.
Szczegółowe zasady odbywania zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń należy ustalić w formie regulaminu – co do zasady robi to rada nadzorcza, zaś w przypadku, gdy w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością brak jest rady nadzorczej – wspólnicy. Wówczas, przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
| Regulamin określający szczegółowe zasady odbywania zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń nie będzie mógł wprowadzać ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy lub wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. |
W spółce publicznej wprowadzono natomiast konieczność transmisji walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.
Od kiedy obowiązują zmiany?
Opisane wyżej zmiany weszły w życie z dniem ogłoszenia ustawy, tj. z dniem 31.03.2020 r. Natomiast od dnia 03.09.2020 r. będą także obowiązywać regulacje dotyczące elektronicznego potwierdzenia otrzymania głosu w razie zdalnego głosowania na „zdalnym” walnym zgromadzeniu.
Podsumowanie
Wprowadzenie regulacji w odniesieniu do funkcjonowania zarządów spółek kapitałowych należy ocenić pozytywnie – „zdalne” procedowanie zdecydowanie ułatwi ich funkcjonowanie. Dotychczas zagadnienia te nie były uregulowane w KSH oraz budziły wątpliwości w doktrynie i orzecznictwie. Natomiast w odniesieniu do rad nadzorczych zmiana wpłynie na odformalizowanie sposobu podejmowania uchwał, przez co usprawni podejmowanie decyzji w spółce, np. w przypadku konieczności uzyskania przez zarządu spółki uprzedniej zgody rady nadzorczej.
Obecnie, wszystkie spółki zyskały także możliwość „zdalnego” odbycia zgromadzeń wspólników oraz walnych zgromadzeń (z wyłączeniem tych, których umowy lub statuty zawierają zakaz takiego trybu procedowania). Właściciele nie będą musieli już podróżować do jednego miejsca, aby wziąć udział w corocznym spotkaniu, ale mogą uczestniczyć w nim z dowolnego miejsca, zwiększając w ten sposób frekwencję oraz udział w ważnych decyzjach biznesowych. Co istotne, „zdalne” zgromadzenia to również zdecydowanie niższe koszty niż spotkanie w sposób tradycyjny, zwłaszcza w spółkach z rozdrobionym akcjonariatem.
opracowała: adw. Magdalena Niegierowicz